Dessa allmänna villkor gäller från 2024-09-20.
Dessa allmänna villkor gäller mellan Ventara Sweden AB (org. nr 559435-5165) nedan kallat leverantören och kunden som använder produkter och tjänster från leverantören.
Genom att använda tjänster från leverantören godkänner kunden dessa allmänna villkor. Inklusive bilagor.
Leverantören kommer att fakturera kunden månadsvis för kostnaden enligt gällande prislista på leverantörens webbplats.
I de fall kunden inte betalar senast på förfallodagen i enlighet med prislistan har leverantören rätt att spärra kundens konto.
Support för applikationen erbjuds genom supportsidorna. Där kan kunden läsa hur olika problem kan lösas. Vi kan tyvärr inte ge support på redovisningsfrågor.
Leverantören försöker alltid att lägga planerade driftstopp utanför kontorstid för att minska påverkan på kundens arbetsflöde.
Leverantören garanterar att applikationen som levereras är tillgänglig 98% av tiden till kunden. Skulle en kund inte vara nöjd med tillgängligheten under en månad så betalar leverantören tillbaka den eventuella månadsavgiften om kunden har något abonnemang eller tilläggstjänst som har en månadsavgift. Detta sker för den aktuella månaden om kunden själv kontaktar leverantören och ber om en återbetalning. De kunder som inte har någon månadskostnad har inte rätt till någon kompensation om tillgängligheten ligger under 98%.
Samtliga personer som använder sig av applikationen måste ha egna användarkonton. Det är inte tillåtet att dela användarkonton.
Det är kunden som är ansvarig för sin och sitt företags egna bokföring. Leverantören kan inte hållas skadeståndsskyldig för något fel i bokföringen eller om applikationen visar felaktig information. Om en kund upptäcker något tekniskt fel i applikationen så ska det meddelas till leverantören.
Kunden ansvarar för att spara de underlag som behöver sparas för bokföringen.
Applikationen tillhandahålls i befintligt skick. Kunden kan inte kräva någon ersättning för skada som orsakats av leverantören om detta inte stöds av tvingande lagstiftning.
En kund får använda tjänsten med normal användning av data. Om en kund använder mer data än vad som kan anses normalt kan leverantören komma att stänga av eller begränsa den kunden. Tolkningen av vad som är mer data än normalt görs av leverantören.
Applikationen får inte användas för att skapa spam-meddelanden eller för illegal användning. Om en kund använder applikationen på detta sätt kan leverantören komma att stänga av eller begränsa den kunden. Tolkningen av vad som är spam-meddelanden eller illegal användning görs av leverantören.
Kunden kan närsomhelst säga upp sitt konto. Leverantören kan säga upp kontot med tre månaders varsel.
Leverantören kan uppdatera dessa villkor. De nya villkoren kommer att gälla tidigast 30 dagar efter att kunderna informerats om de nya uppdaterade villkoren.
Leverantören kan komma att använda underleverantörer för att utföra sitt arbete.
Behandlingen av personuppgifter framkommer i leverantörens integritetspolicy. Genom att acceptera dessa villkor accepterar kunden även behandlingen av personuppgifter i enlighet med leverantörens integritetspolicy.
I de fall kunden lagrar personuppgifter om sina egna kunder i leverantörens system gäller personuppgiftsbiträdesavtalet i bilaga 1 nedan.
Användningen av cookies framkommer i leverantörens cookiepolicy. Genom att acceptera dessa villkor accepterar kunden även användningen av cookies i enlighet med leverantörens cookiepolicy.
Om det uppkommer en tvist mellan kunden och leverantören ska detta lösas i svensk domstol med svensk lag.
Detta personuppgiftsbiträdesavtal är en bilaga till de allmänna villkoren och gäller mellan Ventara Sweden AB (org. nr 559435-5165) nedan kallat personuppgiftsbiträdet och kunden som använder applikationen från leverantören kallad personuppgiftsansvarige.
Det är den personuppgiftsansvarige som ansvarar för att inhämta godkännande för hanteringen av de personuppgifter som den personuppgiftsansvarige sparar i applikationen.
Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att ha en integritetspolicy som uppfyller lagens krav.
Nedan beskrivs de personuppgifter som behandlas samt hur lång tid de lagras.
Nedan finns en lista på de personuppgifter som kan komma att behandlas i applikationen.
| Modul | Personuppgifter | Behandling | Plats |
|---|---|---|---|
| Kundfakturor | Kundnummer, namn, organisationsnummer, personnummer, betalningsvillkor, e-post, adress. | Uppgifter om kunders köp sparas för att kunna skapa kundfakturor och bokföring. | Sverige |
| Utlägg | Kvittokopia | Kvittokopior sparas för utlägg för att skapa bokföring. Det kan förekomma personuppgifter på kvittot. | Sverige |
| Leverantörsfakturor | Leverantörsnummer, namn, organisationsnummer, personnummer, betalningsmetod, kontonummer, e-mail, adress. | Uppgifter om leverantörer sparas för att bokföra leverantörsfakturor. Fakturakopior sparas för leverantörsfakturor och bokföring. Det kan förekomma personuppgifter på fakturakopiorna. | Sverige |
| Löner | Startdag, slutdag, namn, personnummer, adress till arbetsstället, typ av anställning, grundlön, timlön, semesterdagar, huvudinkomst / sidoinkomst, skattetabell, lön, engångsutbetalningar, extra skatteavdrag. | Uppgifter om anställdas löner sparas för att kunna skapa lönespecifikationer, arbetsgivardeklarationer och bokföring. | Sverige |
| Lönedeklaration | Personnummer, adress till arbetsstället, bruttolön, skatteavdrag. | Uppgifter om löneutbetalningar behandlas för att skapa arbetsgivardeklarationen. | Sverige |
| Anställningsregister | Startdag, slutdag, namn, personnummer, adress till arbetsstället, typ av anställning, grundlön, timlön, semesterdagar, huvudinkomst / sidoinkomst, skattetabell. | Uppgifter om anställda sparas för att kunna skapa löneutbetalningar. | Sverige |
| Kundregister | Kundnummer, namn, organisationsnummer, personnummer, betalningsvillkor, e-post, adress. | Uppgifter om kunder sparas för att kunna skapa kundfakturor. | Sverige |
| Leverantörsregister | Leverantörsnummer, namn, organisationsnummer, personnummer, betalningsmetod, kontonummer, e-mail, adress. | Uppgifter om leverantörer sparas för att kunna skapa leverantörsfakturor. | Sverige |
| EU export rapport | VAT nummer | Uppgifter om kunders VAT nummer behandlas för att skapa EU export rapporten. | Sverige |
Primärt är det den personuppgiftsansvarige som är mottagare för personuppgifterna och eventuella andra parter som den personuppgiftsansvarige beslutat att ge tillgång till personuppgifterna.
För samtliga personuppgifter ovan kan också supportavdelningen hos personuppgiftsbiträdet eventuellt komma att vara mottagare i de fall ett supportärende löses.
Tiden för lagringen bestäms av den personuppgiftsansvarige. De dokument som skapas inom ett bokföringsår kommer att sparas så länge bokföringsåret sparas.
Personuppgiftsbiträdet använder sig av backuper som gör att ytterligare 90 dagar kan tillkomma från det att datan tagits bort från produktionssystemet tills dess att samtliga gamla backuper raderats.
Personuppgiftsbiträdet ska säkerställa att en hög säkerhet används vid behandling av personuppgifter.
Produktionsdata sparas i AWS datacenter i Sverige. Maskinernas anslutna lagringsmedia är krypterade och överföringen från applikationen till servrarna sker krypterat.
Backuper sparas på Azures datacenter i Sverige. Backuperna sparas i datalagringsbehållare som är krypterade.
Den personuppgiftsansvarige ger godkännande till att följande underbiträden används:
| Namn | Område | Beskrivning | Data sparas |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | Datacenter | Produktionsdatan lagras i datacenter hos AWS. | Sverige |
| Microsoft Azure | Datacenter | Backupdatan lagras i datacenter hos Azure. | Sverige |
| Google Cloud EMEA Limited | E-mail lagras hos Google. | EU / USA |
Den personuppgiftsansvariga godkänner att personuppgifter kan komma att överföras till länder utanför EU / EES. Vid sådan överföring kommer kryptering att användas för att hålla en hög säkerhet.
Personuppgiftsbiträdet förbehåller sig rätten att lämna ut personuppgifter och annan data till myndigheter eller domstolar som kräver detta.
Personuppgiftsbiträdet kan uppdatera villkoren i detta personuppgiftsbiträdesavtal. De nya villkoren kommer att gälla tidigast 30 dagar efter att den personuppgiftsansvarige informerats om de nya uppdaterade villkoren.
Den personuppgiftsansvarige kan närsomhelst säga upp detta avtal. Personuppgiftsbiträdet kan säga upp detta avtal med tre månaders varsel.
Om det uppkommer en tvist mellan personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet ska detta lösas i svensk domstol med svensk lag.